In fast jedem Büro gibt es diese Arbeit: Ein Dokument kommt herein, als PDF, als Scan oder auf Papier, und jemand überträgt Angaben daraus in ein anderes Programm. Rechnungsnummer, Datum und Betrag in die Buchhaltung. Artikel und Mengen vom Lieferschein in die Warenwirtschaft. Name, Anschrift und Bankverbindung aus dem Mitgliedsantrag in die Vereinsverwaltung.
Jeder einzelne Vorgang dauert nur ein paar Minuten. Zusammen sind es oft Stunden pro Woche, und genau diese Arbeit lässt sich in vielen Fällen automatisieren. Dieser Ratgeber erklärt, wie das funktioniert, woran man einen guten Kandidaten erkennt und wo die Grenzen liegen.
Wie das Herauslesen funktioniert
Hinter dem Begriff „Dokumentenautomatisierung“ stecken im Kern drei Schritte.
1. Das Dokument lesbar machen. Ein PDF, das am Computer erstellt wurde, enthält seinen Text bereits. Ein Scan oder ein Foto ist dagegen nur ein Bild; hier erkennt eine Texterkennung zuerst die Buchstaben. Je besser der Scan, desto zuverlässiger dieser Schritt.
2. Die gesuchten Angaben finden. Aus dem Text werden die Felder herausgesucht, die gebraucht werden: etwa Lieferant, Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Nettobetrag, Steuersatz und Gesamtbetrag. Moderne Verfahren, auch mit künstlicher Intelligenz, kommen dabei gut mit unterschiedlichen Layouts zurecht. Die Rechnung von Lieferant A darf anders aussehen als die von Lieferant B.
3. Die Angaben übergeben und prüfen. Die Werte landen dort, wo sie gebraucht werden: in einer Tabelle, in der Buchhaltungssoftware oder in der Warenwirtschaft. Eine gute Lösung zeigt zu jedem Wert, wo im Dokument er steht. Ist sie sich bei einer Angabe nicht sicher, markiert sie das Feld und legt es einem Menschen vor, statt zu raten.
Der dritte Schritt ist der wichtigste. Automatisierung heißt nicht, dass niemand mehr hinsieht. Sie heißt, dass Menschen nur noch dort hinsehen, wo es nötig ist.
Ein Sonderfall, der vieles einfacher macht: die E-Rechnung
Wer Rechnungen von anderen Unternehmen bekommt, erhält sie zunehmend als E-Rechnung. Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können; für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis Ende 2026, für Rechnungssteller mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro bis Ende 2027.
Eine E-Rechnung im Format XRechnung oder ZUGFeRD enthält ihre Angaben bereits in strukturierter, maschinenlesbarer Form. Hier muss gar nichts mehr herausgelesen werden: Die Daten lassen sich direkt übernehmen. Wer heute noch E-Rechnungen ausdruckt oder abtippt, verschenkt also den einfachsten Teil der Automatisierung. Für Rechnungen von Privatpersonen, aus dem Ausland oder von Lieferanten, die die Übergangsfristen nutzen, bleibt das Herauslesen aus PDF und Scan dagegen weiter ein Thema.
Woran Sie einen guten Kandidaten erkennen
Ob sich ein Ablauf lohnt, entscheidet selten die Technik. Fünf Fragen helfen bei der Einschätzung:
- Wiederholt sich die Arbeit? Zwanzig gleichartige Dokumente pro Woche sind ein guter Kandidat. Fünf Sonderfälle im Jahr erledigt man besser weiter von Hand.
- Ist klar, was herausgelesen werden soll? Wer die Felder aufzählen kann, die gebraucht werden, hat die halbe Arbeit schon getan. „Irgendwie die wichtigen Infos“ ist dagegen kein Auftrag, den eine Maschine gut erfüllen kann.
- Wohin sollen die Daten? Eine Tabelle ist das einfachste Ziel. Programme mit Import-Funktion oder Schnittstelle lassen sich meist gut anbinden. Ein altes Programm, das nur Tastatureingaben kennt, macht die Sache aufwendiger.
- Wie gut sind die Vorlagen? Am Computer erzeugte PDFs sind ideal, saubere Scans gut. Schief fotografierte Zettel mit Kaffeerand sind auch für Menschen mühsam.
- Was kostet ein Fehler? Wo ein falscher Betrag teuer wird, gehört eine Prüfstufe dazu. Das ist kein Hindernis, sondern Teil einer guten Lösung.
Drei Beispiele aus dem Alltag
Eingangsrechnungen in der Buchhaltung. Ein Handwerksbetrieb bekommt jede Woche einige Dutzend Rechnungen von Großhändlern, meist als PDF per E-Mail. Die Rechnungen werden automatisch aus dem Postfach geholt, die Angaben herausgelesen und als Buchungsvorschlag bereitgestellt. Die Mitarbeiterin im Büro sieht die Vorschläge durch, klickt auf die markierten Felder und gibt frei. Aus dem Abtippen wird ein Durchsehen.
Lieferscheine gegen Bestellungen. Ein Händler gleicht Lieferscheine mit seinen Bestellungen ab. Die Positionen werden aus dem Lieferschein gelesen und neben die Bestellung gelegt. Stimmen Artikel und Mengen überein, ist der Vorgang erledigt. Weicht etwas ab, etwa eine Teillieferung oder ein Ersatzartikel, erscheint genau diese Zeile zur Klärung.
Formulare und Anträge. Ein Verein erhält Mitgliedsanträge teils als ausgefülltes PDF, teils auf Papier. Die Angaben landen in einer Tabelle, die in die Vereinsverwaltung importiert wird. Ausgefüllte PDF-Formulare lassen sich besonders zuverlässig auslesen. Bei handschriftlichen Anträgen hängt viel von der Schrift ab; dort bleibt die Prüfung durch einen Menschen fester Bestandteil.
Wo die Grenzen liegen
Automatisierung spielt ihre Stärke bei Menge und Wiederholung aus. Schwieriger wird es in diesen Fällen:
- Handschrift. Druckbuchstaben in Kästchen gehen oft gut, freie Handschrift deutlich schlechter.
- Schlechte Vorlagen. Unscharfe Fotos, Durchschläge und mehrfach kopierte Faxe lassen sich nur eingeschränkt lesen.
- Seltene Sonderfälle. Ein Dokument, das nur zweimal im Jahr kommt, rechtfertigt keinen eigenen Ablauf.
- Ermessensfragen. Ob eine Rechnung sachlich richtig ist oder eine Leistung wirklich erbracht wurde, weiß die Maschine nicht. Sie kann Angaben liefern und Abweichungen zeigen, die Entscheidung trifft ein Mensch.
Kein Verfahren liest jedes Dokument fehlerfrei, auch ein Mensch nicht. Entscheidend ist, dass eine Lösung ihre Unsicherheit anzeigt und nicht stillschweigend weiterarbeitet. Daran sollten Sie jedes Angebot messen, auch unseres.
Was Sie vorab klären sollten
Enthalten die Dokumente personenbezogene Daten, etwa Namen, Anschriften oder Bankverbindungen, gehört der Datenschutz an den Anfang: Wo werden die Daten verarbeitet, wer hat Zugriff, wie lange werden sie gespeichert? Bei einem Dienstleister regelt das ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung.
Außerdem lohnt es sich, den heutigen Ablauf einmal aufzuschreiben: Woher kommen die Dokumente, wie viele sind es ungefähr im Monat, wer bearbeitet sie, wohin gehen die Daten? Oft zeigt schon diese Übersicht, wo die meiste Zeit hängen bleibt.
Das kostenlose Gespräch mit Machbarkeitsprüfung
Ob sich Ihr Ablauf automatisieren lässt, klären wir gern mit Ihnen. Tenderwerk bietet dafür ein kostenloses Gespräch mit Machbarkeitsprüfung an.
Sie erzählen uns am Telefon oder per Video, welche Arbeit sich bei Ihnen jede Woche wiederholt. Wir sehen uns ein paar typische Dokumente an, etwa Rechnungen, Lieferscheine, Anträge oder Formulare. Danach bekommen Sie eine klare Antwort, ob und wie sich der Ablauf automatisieren lässt, und auf Wunsch ein Angebot mit Umfang und Termin.
Für den Anfang reichen ein paar Sätze zum Ablauf. Beispieldokumente brauchen wir erst nach Absprache; enthalten sie personenbezogene Daten, regeln wir vorher den Datenschutz.
Passt es, bauen wir den Ablauf fest ein: als eigene kleine Anwendung oder als Anbindung an die Programme, die Sie schon nutzen. Jedes Ergebnis nennt die Fundstelle im Dokument, und was sich nicht belegen lässt, bleibt als offen markiert. Die Umsetzung gibt es nach Angebot.
Mehr dazu und die Anfrage finden Sie auf der Seite Büroarbeit automatisieren.
Quellen
- Fragen und Antworten zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung, Bundesministerium der Finanzen